毕业设计及相关材料是学院和学校重要的教学活动档案，是各级检查和本科教学评估的重要教学凭证。根据教务处下发的《关于做好2024届毕业设计材料归档的通知》，为规范学院本科毕业设计相关资料的归档和管理，制定本方案。
一、毕业设计学生归档材料
（一）毕业设计正文文本及过程管理材料
毕业设计正文文本及过程管理材料要严格按照教务处下发的“毕业论文（设计）综合手册”（见附件1）和“新太阳城官网2024届本科生毕业设计资料填写说明”（见附件2）来填写。
材料归档顺序为：
1.毕业设计任务书
2.毕业设计开题报告
3.毕业设计开题答辩记录
4.毕业设计二次开题答辩记录
5.毕业设计指导记录
6.毕业设计
7.毕业设计承诺书
8.毕业设计指导教师评语及建议成绩
9.毕业设计评阅人评语及建议成绩
10.毕业设计答辩记录
11.毕业设计答辩评语及建议成绩
12.毕业设计二次答辩记录
13.毕业设计二次答辩评语及建议成绩
14.毕业设计成绩评定表
15.毕业设计学术不端检测报告
16.其他（光盘/图纸等）
17.附录
注意：
1.毕业设计材料应按照顺序依次归档，装入档案袋内（二辩学生需把两次答辩的“毕业设计答辩记录”和“毕业设计答辩评语及建议成绩表”装入档案袋。）
2.毕业设计正文：毕业设计中封面（有学校logo需要A4纸单面彩印），中英文摘要、目录、参考文献、致谢部分使用A4白纸单面黑白打印，正文部分双面黑白打印，上3cm，下3cm，左2.5cm，右2.5cm，页码用小五号宋体字居中标明。正文文字内容一律采用小四号宋体字，正文中英文用“Times New Roman”字体；上下文间均为1.5倍行距，设计不胶装，不装订，用两个小夹子夹起来即可，如图1所示。
图1 学生用两个小夹子夹住毕业设计
（二）毕业设计学生电子稿件及附件表格
毕业设计电子稿件及附件表格以行政班为单位按学生学号归档电子版，以教研室为单位提交。
（三）实物
实物单独收集，实物需装入大小合适的硬质纸箱（由学生自己提供）内并封装，并在装实物的硬质纸箱上需附上封皮（模版见附件3）。各教研室以专业班级为单位装入大纸箱内（纸箱可从教科研办领取），教科研办检查无误后封装并贴上标签。实物归档具体要求详见附件4。
（四）光盘刻录
为了长久保持毕业设计相关材料，需要同学们刻录光盘进行保存，具体要求如下：
1.光盘刻录内容
（1）毕业设计开发工具及其他附件材料（主要包括毕业设计中相关的程序开发软件包、图纸、文档资料、实验记载、原始数据、计算数据、调研记录、磁带、磁盘、图片及其他有价值的资料），按照实际情况进行刻录。
（2）毕业设计作品功能说明及操作流程，以及介绍视频。其中介绍视频要求如下：
针对毕业设计作品，学生需录制一个关于作品的介绍以及作品展示的短视频（尽可能选择一个安静的环境进行录制），该视频需要刻入光盘中，时间不限。视频内容一般包括：
①自我介绍：包括姓名、专业班级、毕业设计题目等。
②系统功能介绍：软件是运行时的介绍（操作界面的录屏），硬件是实物展示介绍（实物运行时的录像）。
③总结：简单总结自己通过毕业设计取得了哪些收获。
例：大家好，我是软件工程本科2001班的张三，我的毕业设计题目是基于XXXX的系统设计与实现，接下来由我来为大家展示一下我的系统。首先展示的是前台页面，使用已有账户登录，可以看到前台页面中包含哪些功能（简单介绍各项功能并演示），其次展示后台页面，包含哪些模块（简单介绍并演示），以上是我的毕业设计展示。通过此次毕业设计，我……
具体刻录要求详见附件5。
2.光盘标记
光盘背面需要用马克笔或标签纸备注“2024届毕业设计、学号、专业班级、姓名、指导教师姓名”等基本信息，并用光盘袋装好，检查无误后随毕业设计材料一并装入档案袋。
（五）归档
1.归入档案袋（个人）
毕业设计正文文本、过程管理材料、附件材料和刻录光盘应统一放在档案袋里，一人一袋，档案袋封面上要填写清楚内含材料“件数”，档案袋封面和底部需按照目录填写完整，如图3、图4所示。
图3 归档档案袋正面
图4 归档档案袋背面
档案袋收集后，指导老师要用铅笔轻轻写上自己的姓名。
2.归入纸箱子（班级）
各教研室以班级为单位，一个班级装一个纸箱子（如材料过多，可分两个纸箱子装，图如5所示），在纸箱子最上面和一个侧面附上班级封皮（模板见附件6），纸箱子里应放如下材料：
（1）班级学生毕业设计档案袋材料一套（按照学号顺序排序），数量与班级学生数量一致。
（2）班级原始成绩单1份（在教务系统中打印2份，1份附在纸箱子中，1份以教研室为单位按班级汇总后交到教科研办张彬杰处），打印成绩单时把下方网址隐去，统一由教研室主任在成绩单上教师签名处签字。
（3）班级选题、成绩及归档明细统计表1份（以班级为单位打印2份，1份附在纸箱子中，1份以教研室为单位按班级汇总后交到教科研办张彬杰处），模板见附件7。
图5 归档纸箱子
3.电子版材料
各专业学生在提交纸质归档材料时，需向指导老师提交一套最终归档的毕业设计附件材料的电子版（包括最终版学术不端检测报告），各教研室以行政班为单位，按学号顺序进行归档，同时提交给教科研办张彬杰处存档。电子版文件夹命名方式：“2024届毕业设计材料-专业班级-姓名-学号”。
文件夹内各项文件命名方式为：
1.毕业设计任务书-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
2.毕业设计开题报告-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
3.毕业设计开题答辩记录-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
4.毕业设计二次开题答辩记录-班级全称，不能使用简写）-姓名-学号
5.毕业设计指导记录-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
6.毕业设计终稿-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
7.毕业设计承诺书-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
8.毕业设计指导教师评语及建议成绩-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
9.毕业设计评阅人评语及建议成绩-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
10.毕业设计答辩记录-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
11.毕业设计答辩评语及建议成绩-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
12.毕业设计二次答辩记录-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
13.毕业设计二次答辩评语及建议成绩-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
14.毕业设计成绩评定表-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
15.毕业设计学术不端检测报告-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
16.其他-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
17.附录-班级（全称，不能使用简写）-姓名-学号
二、毕业设计学院归档材料
（一）教科研办负责
1.毕业设计工作计划及专项工作实施方案（电子版）
2.毕业设计指导教师分配一览表（电子版）
3.毕业设计选题题目及成绩一览表（电子版）
4.毕业设计各专业选题来源统计表（电子版）
5.毕业设计选题评审材料（电子版）
6.毕业设计开题答辩安排情况（电子版）
7.毕业设计毕业答辩安排情况（电子版）
8.院级优秀毕业设计集（自主编印）
（二）教研室负责
1.毕业设计选题题目及成绩一览表（归档明细）（电子版及纸质版1份）
请各指导老师根据学生最终毕业设计题目，填写课题来源、课题性质、选题方式等，设计题目要与这三项相匹配，并与任务书保持一致；录入学生最终毕业设计成绩，与成绩评定表保持一致，并勾选归档明细（模版见附件7），电子版以教研室为单位按班级汇总完毕后发给张彬杰，纸质版1份按行政班级放到归档纸箱里。
2.学生毕业设计材料（每人一袋）
各教研室按班级收集齐全后将纸箱子交到教科研办张彬杰处，检查无误后再归档到档案室。
3.毕业设计原始成绩单（电子版及纸质版2份，分行政班级）
电子版以教研室为单位按班级汇总完毕后发到张彬杰处，纸质版1份放到归档纸箱里面，1份以教研室为单位按班级收集齐全后交到教科研办张彬杰处进行归档。
4.毕业设计质量分析报告（电子版及纸质版）
请各教研室以专业为单位（有几个专业就写几份质量分析报告）撰写质量分析报告（模版见附件8，参考模版见附件8-1），电子版及纸质版1份均以教研室为单位交到教科研办张彬杰处进行归档。
5.毕业设计工作总结（电子版及纸质版）
以教研室为单位进行撰写毕业设计工作总结（模版见附件9），电子版及纸质版1份均以教研室为单位交到交到教科研办张彬杰处进行归档。
6.优秀毕业设计推荐材料
请各教研室做好毕业设计推优工作，学校已发布相关通知，后期可做成院级优秀毕业设计集。
7.其他
三、特别注意事项
1.常用字体：日常查看红头文件及工作总结模板中均有使用，请大家下载并安装（见附件11）。
2.毕业设计不通过学生，均进行材料归档，具体未通过原因应在相应支撑材料中进行体现，要把相应支撑材料装入学生专用档案袋，并在档案袋“备注”进行标注。若是因为毕业答辩没过导致总评成绩为“不及格”，则学生的整套归档材料均应齐全；若是学生中途放弃、不交初稿、定稿等，则学生进行到哪一步就提供到哪个阶段的材料。
3.往届申请补授材料归档，不与2024届应届毕业生毕业设计归档混淆，作为单独归档，归档材料一致。
2024届毕业设计归档特别注意事项详见附件12。
四、时间要求
以上材料截止时间如下：
1.毕业设计质量分析报告和毕业设计工作总结（纸质版及电子版）（附件6）需要在2024年5月27日14:00前交齐。
2.其余材料均需要在2024年5月31日16:00前交齐。
五、工作要求
为保证毕业论文（设计）教学管理过程规范性、材料归档完整性，要求严格落实教学资料专业自查、教研室互查、学院抽查的三级审查工作机制，逐一核查归档材料的规范性、完整性，对不符合归档要求的予以退回、限期整改，对归档材料缺失的明确补充要求、限期提交。
附件7：2024届毕业设计题目、成绩及归档明细统计表.xls
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